Koronaviruksen leviämisen myötä myös rakennusalalla on alettu korvata monia palavereja ja tapaamisia etäyhteydellä järjestettäviksi. Etäpalaverien etuja ovat matkustamisen väheneminen sekä tehokkaampi ajankäyttö, jos palaveri järjestetään hyvin.

Kokosimme yhteen vinkit työmaakokousten ja urakoitsijapalavereiden järjestämiseksi etänä.

Työmaakokoukset ja urakoitsijapalaverit

Työmaakokouksissa käydään läpi työmaan edistymistä yhdessä tilaajan kanssa. Paikalla ovat kaikkien urakoitsijoiden edustajat, ja kokouksia järjestetään yleensä kuukauden välein.

Työmaakokouksessa käydään useimmiten esityslistan mukaisesti asioita läpi, ja esimerkiksi rakennusautomaatiourakoitsijalla on oma puheenvuoronsa. Kokouksessa tulee ilmoittaa reklamaatiot, lisätyöt, mahdolliset viivästymiset ja kommentit aikatauluun.

Urakoitsijapalaverit ovat vapaamuotoisempia palavereita, jotka järjestetään usein vain urakoitsijoiden kesken. Palaverissa sovitaan tarkemmin työjärjestykset ja työn yhteensovittaminen.

Järjestäjän muistilista ennen palaveria

Rakennusalalla monen urakoitsijan työ on liikkuvaista, ja eri työmailla käydään ahkerasti. Palaverin järjestäjän tulee viestiä etäpalaverin pitämisestä tai etäpalaverikäytäntöön siirtymisestä hyvissä ajoin, mieluiten vähintään paria päivää ennen, jotta kaikilla on aikaa tehdä tarvittavat järjestelyt.

  • Ilmoita etäpalaverista ajoissa sähköpostilla.
  • Liitä mukaan kokouksen esityslista ja linkki etäpalaveriin, oli kyseessä sitten Microsoft Teams, Skype, Google Hangouts tai joku muu alusta.
  • Painota, että kaikkien on tärkeää testata yhteyden ja oman mikrofonin toimivuus ennen palaveria.
  • Käy läpi esityslista ja valmistaudu vetämään keskustelua. Jos palaverissa on tarkoitus jakaa dokumentteja, hanki ne valmiiksi.
  • Avaa etäyhteys hyvissä ajoin ja seuraa, että kaikki osapuolet pääsevät linjoille.

Osallistujan muistilista ennen palaveria

Valmistautumalla etäpalaveriin kunnioitat muita osallistujia ja varmistat, että palaveri sujuu yhtä hyvin kuin kasvokkaiset palaverit.

  • Osallistu etäpalaveriin paikassa, jossa häiriöt ja taustamelu ovat minimissä.
  • Jokaisen kannattaa osallistua omalla yhteydellä, headsetillä tai mikrofonilla.
  • Testaa yhteys ja mikrofonisi toimivuus viimeistään 10 minuuttia ennen palaveria. Mitä tärkeämpi kokous, sitä tärkeämpää on tehdä testaus vaikka edellisenä päivänä. Kaikkien aikaa säästyy, kun myöhästymiset ja tekniset ongelmat minimoidaan.

Vinkit palaverin ajaksi

  • Älä tee muita asioita palaverin lomassa.
  • Sopikaa palaverin alussa, käytättekö videoyhteyttä vai pelkkää ääntä.
  • Kokouksen järjestäjällä on iso vastuu kokouksen onnistumisesta ja asian etenemisestä.
  • Kokouksen järjestäjä jakaa oman näyttönsä kautta esityslistan ja palaverin muistion kaikkien näkyville reaaliajassa.
  • Ensimmäisten minuuttien aikana kaikki päästetään ääneen ja esittäytymään.
  • Palaveri kannattaa pitää alle tunnin mittaisena, jotta kaikkien keskittymiskyky säilyy.
  • Mykistä mikrofoni aina silloin, kun et puhu.
  • Älä puhu kenenkään päälle.
  • Käytä osallistujien nimiä tavallista enemmän.
  • Jokainen urakoitsija päästetään vuorollaan ääneen kertomaan oman alueen toimenpiteet.
  • Pidä puheenvuorosi tiiviinä. Omalla vuorolla kerrotaan, mitä työmaalla on tehty, mitkä ovat seuraavia vaiheita ja onko jotain puutteita tai havaittuja virheitä.
  • Osallistujat voivat tarvittaessa jakaa vuorotellen myös oman näyttönsä puheenvuoronsa tueksi.
  • Kirjoita chatiin, jos sinun täytyy jostain syystä lähteä aikaisemmin.
  • Lopuksi sovitaan yhdessä seuraavat toimet.
  • Ongelmatilanteissa informoi muita chatissa ja liity tarvittaessa mukaan puhelimella.

Jaa artikkeli:

Vinkit urakoitsijan valintaan

Mitä pitää ottaa huomioon valitessa automaatiourakoitsijaa työmaalle?

“Meillä on hyvä eteenpäin katsomisen meininki”

Projektinhoitaja Ville Salmijärvi on RAU-järjestelmien pitkän linjan ammattilainen